Hasiera-hasieratik dokumentazio lanetan dabilen taldeak herriko dokumentazio guztia jasotzearen aldeko apustua egiten bazuen ere, hasieratik itxuraz martxan jartzea kosta egin zen. Zeuden zailtasunak ikusirik, eta bestalde, Noaua! Kultur Elkarteak, herriko taldeekin lortu zituen hitzarmenak ikusirik, alor bakoitzean sortzen edo eskuratzen den materialaren gordailu taldea Noaua! Kultur Elkarteak berak izan behar zuela iruditu zitzaigun. Ondoren, material guztia txukun eta edozein herritarren eskura gure elkartean gordez. Helburu hura azken urte hauetan garatzen ibili bagara ere, iaz jada urrats garrantzitsu bat eman zuen gure elkarteak arlo honetan. Izan ere, iaz udal argazki artxiboa antolatzen eta digitalizatzen hasi baikinen. Hori dela eta, aurten atal hau berrantolatu eta bi lan-ildo zehaztu ditugu; batetik, udal argazki artxibo osoa antolatu eta digitalizatzearekin batera, herritarren eskuragarri egongo den herri artxiboa osatu; eta, bestetik, dokumentu idatziak ere artxibatu.

DOKUMENTU IDATZIEN ARTXIBOA:

Lan handia dago egiteko, baina planteamendua da gaurtik aurrera sortzen diren dokumentuak artxibatzea. Hots, ezin dugu denbora galdu orain elkartean dugun guztia artxibatzen hasteko. Garrantzitsuena dena edo elkartearentzat merezi duena baino ez da artxibatuko. Beraz, helburua programa erosi edo eskuratu eta jada esparru hau lantzen hastea.
Izan ere, udal fototekaren bitartez, argazkiak artxibatzen goazen heinean, dokumentu idatziak ere artxibatzen joatea garrantzitsua baita. Gainera, argazkiei dagokionez, gure asmoa egunero kamara digitalaren bitartez ateratzen ditugun argazki guztiak udal fototekan artxibatzea da, bere fitxa eta guzti. Era honetara, dokumentazio atal osoari behingoz adarretatik helduko baitiogu.
Zeregin honetan, Nerea Erauntzetamurgil hasiko da, historian lizentziatua. Argazki artxiboaren ardura Zaloa Arnaizek du eta berarekin elkarlanean eta harremanduta egingo du bere lana, lan talde bezala funtzionatuz.
Haseratik, argi esanda batetik, informatika programa dagoela eta bestetik, artxiboa izango denaren bizkarrezurraren zirriborroa.

· Informatika programari dagokionez, programa standar bat erostea erabaki dugu. Horretarako, Udaleko artxibozain den Maria Angelesekin hitz egingo dugu merkatuan ze aukera dauden ikusteko.
· Artxiboa izango denaren bizkarrezurra: Bi mailako helburuak ditugu; batetik, Elkartearen dokumentazioa txukun izatea, bai aldizkarikoak baita elkartearen barne mailako dokumentuak ere, barne-funtzionamendu egokia izateko. Bestetik, bestelako dokumentuak ere artxibatzea; hots, aldizkarian argitaratzen ez diren dokumentuak edota Baserrietako liburua edota Senideak taldeak egin duen memoria errepresiboaren lana dela eta, lortu diren dokumentu idatzi guztiak ondo artxibatzea, dokumentu hauek guztiak herriaren zerbitzura edukitzeko.

UDAL FOTOTEKA

Usurbilgo Udalarekin elkarlanean egiten ari garen lana dugu. Argazki artxiboa edo fototeka artxiboa Usurbilgo Udala martxan jarri nahi duen beste zerbitzu bat da; liburuak irakurri ahal izateko udal-liburutegia dugun bezala, herriko argazkiak era sailkatu batean gorde, zaindu, ikusi eta eskuratu ahal izateko eratu nahi den zerbitzua. Zerbitzua martxan jarri aurretiko lana edo hobe esanda zerbitzuaren kudeaketa Noaua! Kultur Elkartearen eskuetan dago. Nahiz eta Elkarteak egun osoz pertsona bat liberatu duen lan hau egiteko, bera laguntzeko lan-talde bat osatu zu elkarteak. Izan ere, guretzat, lan honen ardura guk izatea garrantzi handikoa baita. Gainera, arestian aipatu bezala, lan talde honek udal fototeka eta dokumentu idatzien artxiboaren ardura baitu bere gain. Zerbitzu hauek guztiak herritarren eskura utzi nahi ditugunez, garrantzitsua da lana serio egitea.
Zerbitzua hau herritar ororen eskuera jarri aurretik ordea, argazkiak sailkatu, bakoitzaren fitxa osatu (argazkigilea, urtea, ageri diren pertsonak ... zehaztuz), digitalizatu eta ordenadorean behar bezala gorde behar dira. Izan ere, zerbitzu hau erabilgarria gerta dadin, ezinbestekoa baita argazkiak bilatu, kontsultatu eta ikusteko era erraz eta azkar bat prestatzea; eta horretarako tresna egokiena ordenadorea baita. Bestalde, argazkiak ordenadorean gordez, urteekin hondatuz doazen argazkiak betirako galtzea saihestuko dugu.
Bestalde, fototekaren lehen helburua udaleko artxiboan dauden argazki guztiak digitalizatzea izan bada ere, ez da bakarra. Ahalik eta fototeka zabalena egin nahi dugu, ahalik eta argazki gehiena bertan gordez. Hala, fototekak herritarrek etxean dituzten argazkiak ere gorde nahi lituzke, Usurbili buruz erakunde ezberdinetan dauden argazkiak bildu, Noaua! hamaboskariak lehen zenbakia kaleratu zuenetik gaur arte egin diren argazki guztiak ere digitalizatu,... Horrela, ahalik eta artxibo handiena egin eta herritarren zerbitzura jarri.
Argazkia digitalizatu eta originala jabeari itzuliko litzaioke, argazkiari dagokion fitxan nork utzi duen jasoz. Dagoeneko hainbat herritarrek bere argazkiak utzi dizkigu digitalizatu eta ordenadorean gordetzeko.